博覽會是一個系統工程，從組展到展品運送，再到展臺建立，直到展覽本身，環環相扣，任何一環脫節，展會便無法順利進行。在整個展覽流程中，展覽運送是一個打前戰的工作。記者近來就運送的話題，采訪了寶川世界運送有限公司司理周宇遜。在他對運送的解讀中，參展商或許會得到一些啟發。
運前：事無巨細做準備
一些大型博覽會，組展商通常會指定一個運送商作為其博覽會的運送署理。品牌博覽會指定的往往也是效勞好、諾言佳的運送商。一個博覽會有世界展商，也有國內展商。世界展商通常由一些世界性的運送公司署理運送。組展商請求展會批文在海關備案時，會一起將運送署理在海關備案。組展商委托了哪家運送公司，海關才受理哪家公司的報關業務。
將貨品詳情通知運送商
周宇遜通知記者，參展商在斷定參展以后，組展方會通知參展商委托了哪家運送公司做博覽會的運送署理。參展商也能夠自動向主辦方了解，該博覽會由哪家公司來做運送業務。與此一起，運送商也會得到一份參展商名錄并自動與參展商聯絡，并會將一份貨單傳給參展商，上面將收費標準、發貨日期、收貨人等項目列出，參展商應該盡可能地將貨品的狀況填寫清楚并回傳。要將貨品的詳細狀況通知運送商，比方有沒有超長、超大型的和特別要求的貨品。
包裝箱的標簽要細致入微
在國內，展品的包裝通常由參展商自己處理。包裝一定要做到細致入微，要在貨品的包裝箱上將標簽填好，企業稱號、博覽會的稱號、展臺號、日期、貨品稱號等細節都要寫清楚。
周宇遜對記者說：“這些盡管是細節，但很簡單產生麻煩。有的企業只寫展覽館的稱號，沒有寫展會稱號，就會耽誤運送。比方北京世界展覽中心很大，經常一起舉辦兩個或者三個博覽會。假如展會稱號不清楚，運送商就不知道該將展品送到哪個館。”
企業稱號和日期也應明確。企業在公司所在地發貨經常會遇到這樣的狀況，企業找的運送商常常為了壓低本錢，將貨品轉包出去。展品經常會被幾次轉包，最后由一家有運送實力的公司把貨品集中起來統一發貨。由于幾經轉手，最后接貨的公司并不知道該貨的貨主是誰。假如貨品標簽上公司稱號不清楚，博覽會的運送署理去提貨的時候，就不知道哪一件是要參與博覽會的展品。在展覽旺季，博覽會的運送商每天收到的貨品很多，常常分屬不同的博覽會。因而，展品運送時標簽的內容就顯得分外重要，一旦沒有寫清楚，就簡單造成貨品丟失或進錯場館的狀況。
一些大件設備，比方紡織機械等，根本都是大廠商生產的，他們參展通常會自己派車將貨品運到博覽會。假如不是自己運送，展品包裝外的標識更要全面。周宇遜對記者說：“這些方面，歐美國家比較標準。比方在較大設備的箱外，他們會在箱子四角用火燙出鏈子狀的標志，表明這里是能夠用來吊的位置。別的，機器的重量、重心、方向等都有清楚的標志。”這樣，展品出場時工人轉移操作起來就不會把貨品碰壞。假如展品是易碎品，在包裝時里面要加好防震的材料，箱子外面要特別注明易碎標志。假如展品不能倒放，也應該標明清楚。因為在航空運送貨品進不去艙門時，運送人員假如看到不能倒放的標志，就不會倒放，而會主張該展品換飛機或者采納其他的運送方式。
世界展商不能隨意挑選運送商
一個博覽會有世界展商，也有國內展商。一些世界性的運送公司，世界展商通常由其署理去與其聯絡。世界展商盡管能夠挑選運送商，但需要留意的是：關于普通商品來說，參展商能夠恣意挑選一個運送公司來承運，但是對屬于海關監管的展覽品的運送，則不是任何公司都能被挑選的。按海關的規則，展品進來時暫時不收稅，因為博覽會閉幕后還要出境，在海關監管下保證這批貨不會在國內隨意賣掉，產生一些逃稅問題。而在眾多運送公司中，目前，并不是每個公司都能夠做這種監管運送的業務。因而，海外參展商在參與展會時要特別留意這個問題。